第三者保守を掲げる会社は増えていますが、引き受ける範囲の広さと深さは会社によって大きく違います。
「第三者保守に切り替えたいが、どこに頼めばいいのか分からない」
メーカー保守の終了を前に、こうしたご相談が増えています。第三者保守の会社は一見どこも同じように見えますが、実際には「故障したら部品を交換する」だけの会社もあれば、更新や撤去まで見据えて運用を支える会社もあります。今回は、依頼先を選ぶときに確認したい支援範囲を整理します。
1. 「検査だけの病院」と「治療までする病院」
病院にも、検査をして結果を渡すだけのところと、検査から診断、治療、その後の経過観察まで診てくれるところがあります。どちらが悪いわけではありませんが、「結果はお渡ししたので、あとはご自身で」で困らないかは、通い始める前に見極めておきたいところです。第三者保守の依頼先選びも、これとよく似ています。
自社の状況次第
2. 契約前に確認したい7つの支援範囲
| 支援範囲 | 確認ポイント |
|---|---|
| ① 対応可否の判定 | 型番と台数を伝えたら、機種ごとに対応できる・できないを明確に回答してくれるか |
| ② 部材の確保方法 | 交換部材をどこから、いつ手当てするのか。故障してから探すのか、先に確保しておくのか |
| ③ オンサイトの拠点網 | 自社の拠点やデータセンターに、実際に技術者が来られるか |
| ④ 対応時間の選択肢 | 機器の重要度に応じて、24時間365日・翌営業日・先出しセンドバックなどを選べるか |
| ⑤ 報告の中身 | 復旧報告書や月次レポートが提出されるか。交換した部材の来歴まで分かるか |
| ⑥ マルチベンダー対応 | メーカーの違う機器を、同じ窓口・同じ契約でまとめられるか |
| ⑦ 出口までの支援 | 更新するときの撤去、データ消去、適正処理まで相談できるか |
①は、依頼先の誠実さが最もよく表れる項目です。どの会社にも対応できない機種はあります。それを型番ごとに正直に答えてくれるかを確かめてください。②は、障害が起きた日に保守が機能するかどうかを左右します。メーカー保守が終わった機器の部材は、新品では流通していないことが多いためです。
3. 提案書と見積書で見抜くコツ
7つの項目を口頭で確認するのが難しければ、提案書と見積書を見てください。
- 対応できない機種が明記されているか：「すべて対応可能」としか書かれていない提案は、契約後に例外が出てくることがあります
- サービスの区分ごとに条件が書かれているか：受付時間、現地到着の目標、部材の扱い、報告の形式が、区分ごとに書かれているかを見ます
- 「目標」と「保証」が区別されているか：到着時間などは、ベストエフォートなのか約束なのかで意味が大きく変わります
品質とは、本来契約書に書ける条件の集まりです。「しっかり対応します」ではなく、条件として示せるものが多い会社ほど、実際の運用でも頼りになります。
4. 7つの項目だけでは見えない論点
担当者が交代しても品質が保たれるか
保守契約は数年にわたります。担当者が変わっても同じ手順で対応できるよう、手順書と記録が整っているかを確認しておくと安心です。
拠点が増えたときにも同じ条件で対応できるか
最初の拠点だけでなく、将来の拠点追加やデータセンターの移設にも同じ窓口で対応できるかを聞いておきましょう。
情報の取り扱いのルール
機器の構成情報や設置場所は、それ自体が重要な情報です。秘密保持契約や情報管理の枠組みを、契約前に確認してください。
よくある質問
7つすべてを満たす会社でないと依頼できませんか？
必ずしもそうではありません。自社がとくに重視する項目を決め、優先順位をつけて比べることをおすすめします。
契約書を出さないと相談できませんか？
グリットアーツでは、最初のご相談で現行契約書をご提出いただく必要はありません。契約内容や費用の比較は、NDAを締結したうえで承ります。
一部の機器だけを第三者保守に切り替えることはできますか？
できます。重要度や拠点ごとにサービスの区分を分けて設計することも可能で、その場合も窓口は一本のままです。
まとめ
第三者保守の依頼先選びの本質は、「部品を交換してくれる会社」ではなく、「保守が切れた機器の運用を、出口まで一緒に設計してくれる会社」を選ぶことです。比較検討の際に、7つの支援範囲をチェックリストとしてお使いください。
